Privacy notice
Hinweisblatt zum Datenschutz
gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie zu einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.
Die Organisation und Durchführung der Konferenz „BWPLUS Kolloquium 2027“ am 18.03.2027 erfolgt im Auftrag des Umweltministeriums Baden-Württemberg (UM BW) durch den Projektträger Karlsruhe (PTKA).
Folgende Informationen sind Ihnen gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung [EU] 2016/679) bei Erhebung der personenbezogenen Daten mitzuteilen:
• Zu Art. 13 Abs. 1a) und b) – Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter – :
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das UM BW:
Kernerplatz 9
70182 Stuttgart
Telefon: 0711 126-0
E-Mail: poststelle@um.bwl.de
Die behördliche Datenschutzbeauftragte erreichen Sie direkt unter der E-Mail-Adresse datenschutz@um.bwl.de telefonisch oder postalisch über die oben genannten Kontaktdaten des Umweltministeriums. Bitte kennzeichnen Sie im Falle der postalischen Übermittlung den Umschlag mit „Datenschutzbeauftragte“.
• Zu Art. 13 Abs. 1 c) – Zweck und Rechtsgrundlage – :
Anmeldung zum BWPLUS Kolloquium 2027
Für die Anmeldung zur Veranstaltung BWPLUS Kolloquium 2027 sind Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Organisation/Firma zwingend erforderlich. Diese werden für die Organisation der Veranstaltung und für evtl. Rückfragen benötigt. Ihre Daten werden zu diesem Zweck gespeichert und nur im Rahmen der Veranstaltungsdurchführung und der Information zu zukünftigen Veranstaltungen gleichen Themas verarbeitet. Dies erfolgt ausschließlich durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des UM BW sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von PTKA.
Zwischen dem UM BW und dem PTKA besteht eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Ihre personenbezogenen Daten werden vom Projektträger im Auftrag des UM BW erhoben, verarbeitet und gespeichert.
Die beiden Absätze wiederholen sich teilweise. Ich würde sie zusammenführen und straffen:
Die Verarbeitung der für die Anmeldung erforderlichen personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie gesondert eingewilligt haben, werden Ihre Kontaktdaten zudem verwendet, um Sie über zukünftige Veranstaltungen mit vergleichbarer fachlicher Ausrichtung zu informieren.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch eine E-Mail an event@ptka.kit.edu mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Eingang des Widerrufs erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
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Bild-, Film- und Tonaufnahmen
Wir weisen Sie darauf hin, dass während der Veranstaltung Bild-, Film- und Tonaufnahmen durch einen vom UM BW beauftragten Dienstleister angefertigt werden können. Geeignete Auszüge aus den Aufnahmen werden im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, zur Dokumentation und/oder zur Nachbereitung durch das UM BW oder durch einen Dienstleister verwendet, der im Auftrag des UM BW handelt. Zur Dokumentation und Nachbereitung können zudem KI-gestützte Anwendungen zur Transkription und Zusammenfassung einzelner Sessions eingesetzt werden.
Die Anfertigung der Aufnahmen erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.
Es ist beabsichtigt, geeignete Auszüge aus den Aufnahmen der Veranstaltung BWPLUS Kolloquium2027 im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation u. a. in folgenden Bereichen zu veröffentlichen:
§ auf der Internetseite www.ptka.de jederzeit weltweit durch jedermann abrufbar,
§ in gedruckten Publikationen und Dokumentationen sowie in der Berichterstattung und Pressearbeit.
Die Veröffentlichung erfolgt auf Grundlage von Art. 85 DSGVO in Verbindung mit § 22 KUG. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, können Sie diese jederzeit widerrufen werden. Die Einwilligung können Sie bei Vorliegen eines wichtigen Grundes jederzeit unter event@ptka.kit.edu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Veröffentlichte Aufnahmen werden im Falle eines Widerrufs der Einwilligung zur Veröffentlichung nach Zugang des Widerrufs von allen Webseiten – soweit das UM BW die Verfügungsmöglichkeit hat – gelöscht und nicht mehr für neue gedruckte Publikationen, Dokumentationen, die Berichterstattung oder die Pressearbeit verwendet.
Einsatz von Abstimmungstools (z.B. Mentimeter)
Es ist geplant, Abstimmungstools (z.B. Mentimeter) einzusetzen, um während der Veranstaltung kurze Umfragen durchzuführen oder Meinungsbilder einzuholen. Die Teilnahme daran ist selbstverständlich freiwillig. Informationen zum Datenschutz sind unter folgendem Link einsehbar:
https://www.mentimeter.com/de-DE/trust/legal/privacy-policy
• Zu Art. 13 Abs. 1e) – Empfänger der personenbezogenen Daten – :
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich den mit der Organisation und Durchführung der Veranstaltung betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des UM BW und des PTKA zugänglich gemacht.
Mit jeder dieser Parteien wurde vor der Datenverarbeitung eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Zudem werden ggf. die zur Presse und Öffentlichkeitsarbeit erhobenen Daten auch an Medienvertreter weitergegeben.
• Zu Art. 13 Abs. 2a) – Speicherdauer –:
Die im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung BWPLUS Kolloquium2027 erhobenen Daten, werden, soweit Sie ihre Einwilligung nicht widerrufen, spätestens 3 Jahre nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht. Sie können die Einwilligung jederzeit mit einer E-Mail an event@ptka.kit.edu widerrufen. Folgende Daten werden als Pflichtangaben erhoben:
1. Anrede
2. Vorname
3. Nachname
4. E-Mail-Adresse
5. Organisation/Firma
Bild-, Film- und Tonaufnahmen werden bis auf Widerruf oder bis spätestens zum 31. Dezember 2030 gespeichert und anschließend gelöscht.
• Zu Art. 13 Abs. 2b), c) und d) – Ihre Rechte – :
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
§ Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
§ Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
§ Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
§ Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
§ Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DSGVO
§ Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO) erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt.
Die vorgenannten Rechte können Sie unter poststelle@um.bwl.de geltend machen.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht beim Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Sie können sich mit Fragen und Beschwerden auch an die Datenschutzbeauftragten des Umweltministeriums wenden. Sie erreichen den behördlichen Datenschutzbeauftragten direkt unter der E-Mail-Adresse datenschutz@um.bwl.de.
• Zu Art. 13 Abs. 2f) – automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling – :
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO verwendet.